Påminnelser

Påminnelser er en ny funksjon i SMSAlert som gjør det mulig å automatisk sende ut meldinger ved jevne mellomrom. Det vil si at du kan sette opp en melding som skal sendes ut hver dag, uke eller måned. Disse passer bra til å minne ansatte eller deg selv på viktige begivenheter.

Som ved vanlig utsending kan du selvfølgelig velge avsender, inkludert svarbillett. Mottaker av en påminnelse være en liste, så om du ikke allerede har en “mottakerliste” må denne opprettes. For informasjon om hvordan en kontaktliste opprettes, se dokumentasjon kontakter og kontaktlister.

Eksempel på bruksområder

  • Frist den 5. i hver måned for å ferdigstille timelister for forrige måned.
  • Passe på å rydde kontoret hver onsdag siden vaskehjelpen kun vasker ryddige flater.
  • Påminnelse om mandagsmøte.
  • Påminnelse kl 11 hver fredag om å kjøpe lodd i vinlotteriet.

 

Tidsintervaller

 

Daglig
Meldingen vil bli sendt ut hver dag til samme tid. Hvis vi setter interval til “Daglig” og neste melding til å være 11.01.2010 kl. 15:00 vil de neste tre utsendelse bli sendt på følgende dager:

11. januar 2010
12. januar 2010
13. januar 2010

Ukentlig
Meldingen vil sendes på første angitte dag og deretter hver 7. dag. Så hvis vi setter interval til “Ukentlig” og neste melding til å være 11.01.2010 kl. 15:00 vil de neste tre utsendelse bli sendt på følgende dager:

11. januar 2010
18. januar 2010
25. januar 2010

Månedlig
Meldingen vil den samme dagen hver måned som 1.januar detter 1.februar, ikke hver 30. dag. Så hvis vi setter interval til “Månedlig” og neste melding til å være 11.01.2010 kl. 15:00 vil de neste tre utsendelse bli sendt på følgende dager:

1. januar 2010
1. februar 2010
1. mars 2010

Steg-for-steg gjennomgang

 

I denne gjennomgangen skal vi opprette en påminnelse for å minne ansatte på å fristen for å ferdigstille timelistene fra forrige måned. For å komme til påminnelsesiden klikker vi på Påminnelse i menyen. Når du kommer til siden vil den se ut som på bildet under hvis du ikke har brukt tjenesten før.

scheduler_01

Opprette ny påminnelse

  1. Nye melding opprettes ved hjelp av den nederste linjen i oversikten over meldingene dine. Det første vi må velge er hvem som skal motta meldingen. Alle mottakerne må ligge på en egen liste, for informasjon om hvordan dette gjøres—se dokumentasjon for kontakter og kontaktlister. Vi må også velge en avsender for meldingen, du har tilgang til alle avsendere som på Meldinger-siden.
    scheduler_02
  2. Nå kan vi skrive inn hva som skal stå i meldingen i den store boksen. I bildet under er innholdet ferdig utfylt.
    scheduler_03
  3. Vi må velge et intervall for hvor ofte meldingen skal sendes ut. Beskrivelse av intervallene står lenger oppe på denne siden. I dette tilfellet skal vi påminne de ansatte hver måned, så vi velger Månedlig fra nedtrekkslisten.
    scheduler_04
  4. Det er ikke noe som skal fylles i kolonnen Forrige melding. Denne kolonnen vil senere vise når sist melding ble sendt ut til mottakerne.
  5. Denne kolonnen vil beskriver når neste melding skal sendes ut. Dato og tidspunktet som settes her danner, sammen med intervallet, grunnlag for når neste melding skal sendes ut. Datoen her må fylles ut.Når du klikker inne i det første tekstfeltet vil det dukke opp en kalender som du kan bruke til å velge en dato, bare klikk på den datoen du ønsker for først utsending. Det er mulig i bevege seg mellom måneder ved å klikke på de små pilene øverst på kalenderen. Datoen kan også oppgis manuelt om du ønsker det, da er det bare å skrive en dato i tekstboksen på formatet dd.mm.yyyy—for eksempel 30.12.2010.
    scheduler_05
  6. Å oppgi tidspunkt på dagen er valgfritt. Om du ikke oppgir noe tidspunkt vil melding bli sendt på de aktuelle datoene klokken 12 om dagen. Hvis du klikker i boksen for tidspunkt kommer det opp en liste over tidspunkt, for hver halve time. Hvis du trenger et mer spesifikt klokkeslett, for eksempel 15:55 må dette skrives inn. Da kan du bare skrive tidspunktet inn i tekstboksen på formatet hh:mm—for eksempel 19:45.
    scheduler_06
  7. Hvis du oppgir en stoppdato vil det ikke bli sendt noen meldinger etter denne dato. Om du ikke oppgir en stoppdato vil meldingen bli sendt ut ved jevne mellomrom frem til du stopper den selv. Du vil her få opp en kalender til å velge stoppdato dersom du klikker inne i boksen.
    scheduler_07
  8. Nå kan du trykke Ny for å opprette meldingen.

Nå er påminnelsen opprettet og vises i listen.
scheduler_09

Oppdatere eller fjerne påminnelser

Helt til høyre i oversikten om påminnelse befinner det seg to linker, Endre og Fjerne. Om du klikker på Fjerne vil meldingen bli fjernet og det vil ikke bli sendt ut flere meldinger. Klikker du på Endre vil raden endre seg og du får mulighet til å endre verdier på samme måte som vi opprettet en ny ovenfor.