Kalle inn vikar

Vi skal her gå i gjennom og forklare hva som må gjøres for å kalle inn en vikar. Dette innebærer å gi beskjed om at en stilling er ledig, få tilbakemelding fra kandidatene samt å informere kandidatene igjen når stillingen er besatt.

 

Sende innkalling til vikarer

 

Vi tar utgangspunkt i en situasjon hvor en engelsklærer er blitt syk og vi trenger en vikar. Å huske telefonnummeret til en rekke aktuelle vikarer er vanskelig og unødvendig, derfor har allerede opprettet en liste fra et søk etter vikarer. For informasjon om hvordan du finner vikarer med spesiell kompetanse og oppretter kontaktlister, se Søke etter vikarer.

Det først vi må gjøre er å klikke på «Meldinger» i menyen på toppen av siden. Så må vi velge mottakere, jeg har valgt å kalle listen min for «Engelskvikarer» som ligger under valget «Kontaktlister». To-tallet som står i parentes bak indikerer hvor mange personer listen består av. Et kryss i den firkantede boksen ved siden av forteller systemet at jeg vil sende melding til alle personen i listen.

innkalling_01

Det er også mulig å bare sende til enkelte medlemmer i en liste. Da klikker du først på den to pilene som peker oppover, til venstre for ønsket liste. Dette gjør at alle medlemmene i listen vises og du kan krysse av ved siden av dem du vil sende til.

Deretter markerer vi start- og sluttdato for vikariatet. Dette er viktig for å utelukke de vikarene som har registrert at de ikke kan arbeide de aktuelle dagene. Dette gjøres enkelt ved å klikke på kalenderikonet til høyre som vist på bildet under. Det er også mulig å skrive inn datoene manuelt hvis det er ønskelig.

innkalling_02

Valget av avsender avhenger av hvor du vil ha svarene fra kandidatene. Hvis du vil ha svarene på din egen mobil kan du velge ditt eget mobiltelefonnummer fra listen. Svarbillett gjør at svarene blir sendt til systemet og dukker opp i innboksen. Du kan også velge svarbillett med videresend, dette gjør at meldinger vises i systemet samtidig som det blir sendt en kopi til din mobiltelefon. Det er også et valg som heter 26001, dette er Systor Vest (leverandøren av løsningen) sitt nummer. Du kan velge å sende meldinger fra dette nummeret, men eventuelle svar vil ikke vises i innboksen eller noen andre steder derfor anbefaler vi at du ikke bruker dette nummeret.

Nå må du skrive en melding til vikarene. Hvis du allerede har laget en mal, kan du velge denne fra nedtrekkslisten. Inkludér så mye informasjon som du føler er nødvendig for at kandidatene skal få en god forståelse av hva vikariatet innebærer.

Nå er innkallingen ferdig og vi kan klikke på «Send»-linken.

Når vi har klikket på «Send» vil det dukke opp et skjermbilde som spør om bekreftelse som meldingene som skal sendes ut. Hvis noen av vikarene ikke er tilgjengelige i tidsrommet du valgte tidligere, vil de ikke vise her. For å bekrefte at du vil sende til utvalget, klikk på «Send»-linken under tabellen.

innkalling_03

Se tilbakemeldinger på innkalling

 

På bunnen av meldingersiden ligger en oversikt over sendte meldinger. Innkallingen du nettopp sendte vil dukke opp her sammen med eventuelle svar. På bildet under kan vi se at meldingen er blitt sendt og at vi allerede har fått et svar.

innkalling_04

For å se svarene på en melding klikker på ganske enkelt på forstørrelsesglasset til høyre for meldingen vår. Da vil det dukke mer detaljer omkring meldingen samt svarende litt lenger nede på siden. Alle svarene vil bli identifisert med fullt navn hvis personen finnes i systemet, som vist på bildet under. For å ta en kjapp titt på innholdet i meldingen kan vi føre musepekeren over svarkolonnen, og vi kan få et kjapt overblikk.

innkalling_05

innkalling_06

 

Velge vikar og si i fra til kandidatene

 

Når du har sendt ut en innkalling og klikker på forstørrelsesglasset ved siden av meldingen får du opp detaljer. Under disse detaljene er det to knapper, «Send bekreftelse» og «Purreliste».

innkalling_08

 

Send bekreftelse

«Send bekreftelse» lar deg sende en melding til alle som har svart på innkallelsen din. Dette kan være nyttig for å gi beskjed til de interesserte at stillingen er besatt. Når på klikker på «Send bekreftelse»-knappen vil det bli opprettet en ny midlertidig liste for deg. Alle mottakerne i listen vil automatisk bli valgt. Listen fungerer som andre listen, du kan nå skrive en melding og klikke «Send».

innkalling_09

 

Purreliste

Purreliste lar deg sende en melding til alle som IKKE har svart på innkallelsen din. Dette kan være nyttig hvis du ikke har fått noen svar på innkallelsen. Som med «Send bekreftelse»-knappen, vil «Purreliste»-knappen opprette en ny midlertidig liste klar til bruk. Alle mottakerne i listen vil automatisk bli valgt. Listen fungerer som andre lister, du kan nå skrive en melding og klikke «Send».

innkalling_10